Pourquoi ma boite email est suspendue ?

Définition

Introduction

Afin de s'assurer que nos clients aient une utilisation actives des boites emails qu'ils créent sur les services de LWS, nous avons mis en place un système de suspension des adresses inutilisées.

Procédure

Principe de fonctionnement

Qu'est-ce qu'une adresse email inutilisée ?

Nous estimons qu'une adresse n'ayant eu aucune connexion durant les 90 derniers jours d'un utilisateur pour consulter son contenu est une adresse email dormante.

Dans la grande majorité des cas, ces adresses ont été créées pour réaliser des tests ou encore pour un collaborateur qui ne l'utilise pas ou qui ne fait plus partie de la structure.

Pourquoi désactiver ces adresses emails ?

Une adresse email créée, mais inutilisée, est consommatrice de ressources qui pourraient être mieux valorisée. Une adresse mail non consultée peut continuer à réceptionner ou rediriger des mails qui vont monopoliser de l'espace de stockage sur le serveur, sur notre système de sauvegarde quotidienne des données de nos clients, mais aussi générer du flux de bande passante générée par les réceptions d'emails. De plus, ce type d'adresses emails qui parfois reçoivent des mails en spam, peut rediriger automatiquement ces mails et donc impacter la réputation des IP des serveurs de LWS. Il est donc important de ne pas laisser des adresses emails fonctionner en autonomie sans que personnes ne s'en préoccupent.

Comment réactiver une boite email suspendue ?

Vous serez notifié par email 7 jours avant toute suspension d'une adresse email.

La réactivation est très simple, il vous suffit de vous connecter à votre adresse email. La connexion suffit à remettre à zéro le compteur de 90 jours et donc à réactiver l'adresse email. L'opération de réactivation peut durer environ 5 minutes avant d'être complétement opérationnel. Si vous devez vous reconnecter pour la réactiver, pensez à gérer son contenu de votre adresse email en même temps.

Quelques solutions pour éviter toute suspension

Vous effectuez une redirection des mails vers une ou plusieurs autres adresses email.

Si cette adresse email est inutilisée, mais que son seul intérêt est de rediriger les mails vers une autre adresse, alors plusieurs solutions existent :

- si la redirection n'est que vers une seule adresse email, vous pouvez directement créer une adresse email de redirection. Pour cela, il suffit de re-créer l'adresse email en sélectionnant "redirection e-mail" au lieu de "Boite mail classique"

- si la redirection est effectuée vers plusieurs adresses emails, alors nous vous conseillons de passer par une liste de diffusion.

Vous avez une adresse email dédiée pour l'envoi de mail avec votre site avec authentification SMTP

Dans ce cas de figure, plusieurs conseils peuvent vous permettre d'éviter un problème de suspension :

- utiliser la fonction "mail()" du langage de programmation PHP pour envoyer les mails de votre site Internet. Pour des CMS tels que WordPress ou Prestashop, des extensions gratuites existent pour effectuer cette opération simplement.

- authentifier votre site en SMTP avec une adresse email que vous utilisez quotidiennement pour échanger avec vos prospects, clients, communautés, etc...

Dans tous les cas, n'oubliez pas que parfois, les destinataires des emails de votre site peuvent y répondre et qu'il est intéressant de consulter régulièrement cette adresse email pour ne pas passer à côté d'une information importante.