Codes d'erreurs email liés au retours en erreur : L-HBXXXX

Procédure

Introduction

Bienvenue dans notre documentation dédiée à la résolution des erreurs obtenues suite à l'envoi d'emails ayant retourné des erreurs et à la gestion des envois de mails sur LWS. Ici, vous apprendrez tout sur ces erreurs et comment les gérer efficacement pour éviter tout blocage indésirable de vos envois d'emails. Notre objectif est de vous fournir des informations claires et concises pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre service mail.

I. Comprendre les erreurs de type L-HBXXXX

Les erreurs de type L-HBXXXX surviennent lorsque notre système reçoit des erreurs à répétitions suite à des envois de mails d'une ou plusieurs adresses emails.

Les retours en erreurs, aussi appelés "Hard Bounce", sont des informations émises généralement par le service email des destinataires de vos envois de mails qui signifie à notre système que le mail n'a pu être délivré au destinataire. Ces erreurs peuvent être multiples. Parmi les erreurs les plus fréquentes, nous pouvons lister :

• nom de domaine inexistant
• adresse email inexistante
• enregistrement SPF non valide
• mail considéré comme indésirable
• mail en provenance de cet expéditeur faisant l'objet d'un blocage en cours
• IP du serveur mail de l'expéditeur faisant l'objet d'un blocage en cours
• etc.

Cette situation peut être générée suite à l'envoi d'une mailing-list depuis vos adresses emails ou suite à un piratage d'un appareil ou d'un site Internet où est configurée l'adresse email. Elle peut être également due à une mauvaise configuration de votre nom de domaine ou a des erreurs de saisie des adresses emails des destinataires de vos envois. Pour résoudre ce problème, il est essentiel de comprendre son origine et de prendre des mesures adaptées.

II. Quotas et durées de blocages pour les erreurs de type L-HBXXXX

Ce blocage est appliqué afin de permettre à notre système de conserver une bonne réputation de ses IP. Un trop grand nombre d'envois en erreur vers un même service mail peut dégrader la réputation d'une ou plusieurs de nos IP vers ce même service et peut provoquer un blocage temporaire qui impactera les autres utilisateurs du même service dans le cas d'IP partagées.

Le système calcule le nombre d'erreurs retourné suite à l'envoi de mails lors de la dernière période de référence. Le temps de blocage indiqué dans le tableau ci-dessus est la valeur maximale, elle correspond à un envoi massif et rapide. Si le blocage fait suite à un flux régulier de mails envoyés, le temps de blocage effectif sera généralement fortement réduit.

III. Débloquer Son Service Mail

Aucune action n'est nécessaire pour débloquer l'envoi depuis votre ou vos adresses email. Celui-ci sera automatiquement réactivé au-delà de la période de blocage.

Cependant, il convient de trouver et de résoudre l'origine de ces envois en erreur afin de palier à tout nouveau blocage.

IV. Prévenir les Erreurs de Type L-HBXXXX

A. Si vous êtes à l'origine de l'envoi de mail retournant un grand nombre d'erreurs

Les actions à effectuer pour ne plus être à nouveau bloqués dépendront du message de retour en erreur rencontré. Nous allons vous conseiller ci-dessous sur les principales résolutions possibles en fonction des erreurs les plus couramment rencontrées :

- nom de domaine ou adresse inexistante

Si l'adresse de destination n'a pu être contactée, c'est qu'une erreur de saisie a été effectuée dans l'enregistrement du destinataire du mail lors de l'envoi. Il est donc important de veiller à la bonne orthographe des adresses emails de vos destinataires lors de vos envois de mails.

Si ce blocage intervient suite à un envoi de type newsletter ou prospection, nous vous invitons à vérifier la validité et l'existence des mails présents dans votre liste de diffusion et à supprimer les mails incorrects ou pour lesquels vous avez déjà rencontré des erreurs de délivrance.

- problème d'enregistrement SPF, DKIM, DMARC, Reverse IP

Si vous obtenez ce type de retour en erreur lors de l'envoi de mail, c'est que votre domaine n'est pas correctement configuré ou qu'il n'est pas configuré pour accepter les envois de mails depuis le serveur que vous souhaitez utiliser.

Les domaines gérés par LWS et utilisant nos services mails sont automatiquement configurés pour utiliser le service mail prévu par défaut avec votre formule d'hébergement sans problème.

Si votre domaine n'est pas géré par LWS ou que vous envoyez des mails depuis un serveur non géré par LWS avec les adresses emails de votre domaine, rapprochez-vous du service support de votre gestionnaire de domaine ou de serveur afin qu'il vous aide dans la configuration de ce dernier.

- email considéré comme indésirable (spam)

Chaque service mail à ses propres règles antispam, de ce fait si nous n'avons pas détecté votre email comme indésirable au moment de l'envoi mais que le service du destinataire le considère comme indésirable lors de la réception, seul le service mail du destinataire pourra vous donner les raisons de cette considération en spam. LWS ne sera pas en mesure de vous indiquer pourquoi un autre service mail considère votre mail comme un spam.

- adresse email ou domaine bloqué par le service mail du destinataire

La raison de ce blocage est généralement due à la réputation de votre adresse email ou de votre nom de domaine auprès du service mail qui refuse de délivrer vos envois. Lorsque vous envoyez des mails à vos destinataires, ceux-ci ont la possibilité d'indiquer au service mail que le mail reçu est un mail indésirable ou non solicité. En fonction du nombre de demande identique reçu en ce sens par le service mail par un ou plusieurs de ses utilisateurs, celui-ci peut décider de bloquer tout envoi en provenance de l'adresse email ou toutes les adresses emails appartenant au même nom de domaine.

Il est donc important de s'assurer que les destinataires de vos envois sont des destinataires qui attendent ou qui se sont inscrits pour recevoir des communications de votre part. De même il est important de prendre les mesures nécessaires si l'un de vos destinataire vous fait savoir qu'il ne souhaite plus recevoir de mails de votre part.

- IP du serveur mail d'envoi bloqué par le service mail du destinataire

Si trop de mails indésirables sont reçus sur un service mail depuis une même IP, alors le service mail peut dégrader la réputation de l'IP jusqu'à bloquer celle-ci temporairement. C'est pour cette raison que LWS vérifie via un logiciel antispam que les mails qui sortent de nos installations ne sont pas des spams. Cependant, comme chaque fournisseur de mail à ses propres règles, un service mail peut considéré un email comme spam alors qu'un autre ne le considérera pas ainsi. Il peut alors que votre adresse IP soit bloqué. La durée du blocage dépendra du service mail du destinataire.

Si vous disposez d'un service mail avec une IP Dédiée à votre utilisation, alors vos envois sont les seuls responsables du blocage et vous devrez effectuer les démarches pour demander le déblocage de votre IP.

Si vous disposez d'un service mail avec IP Partagée, alors le blocage peut venir de vos envois ou d'envois d'un autre utilisateur de cette IP, contactez alors le service technique LWS afin qu'il contacte le service mail de votre destinataire et qu'il négocie le déblocage de cette IP dans les meilleurs délais.

B. Si vous n'êtes pas à l'origine de l'envoi de mail retournant un grand nombre d'erreurs

Effectuez une analyse anti-virus sur les appareils où vos adresses email sont configurées. Utilisez des outils tels que TotalAV, PCProtect, McAfee, ou Avast pour supprimer toute trace de virus ou de malware. Ensuite, changez régulièrement le mot de passe de vos comptes emails.

Si votre site envoi des mails avec votre adresse email, vérifier que celui-ci est bien sécurisé et que les formulaires disposent bien de la fonctionnalité Captcha qui empêche les robots d'utiliser vos formulaires pour envoyer des mails en masse.

Nous possédons quelques documentations qui expliquent comment mettre en place ce type de fonctionnalité sur des sites WordPress, Prestashop ou encore Joomla.

Conclusion

Nous espérons que cette documentation vous a été utile pour comprendre et résoudre les erreurs de type L-HBXXXX ainsi que pour améliorer la gestion de vos envois de mails sur LWS. En suivant les étapes expliquées ici, vous pourrez prévenir les blocages indésirables et optimiser la communication par email avec vos destinataires. N'oubliez pas de prendre en compte les mesures de sécurité, notamment en changeant régulièrement votre mot de passe. Si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre support technique, toujours prêt à vous accompagner dans l'utilisation de nos services d'hébergement.